1年で資料請求数を7倍に！小さな企業の集客をサポートする、シバサキカホです。
実際に問合せ数を増やしたOL時代の経験を元に、一人広報さんの支援をしています。
どんなに頑張っても、「今日も時間が足りない」。
そんな日が続いていませんか？
広報の仕事は、予定どおりに進むことのほうが珍しいもの。
取材の変更、原稿の差し替え、急な写真依頼…。
一日のスケジュールがあっという間に崩れてしまうことも少なくありません。
でも、もし「時間が足りない」のではなく、余裕を見込んでいないだけだとしたら？
突発対応で慌てないためにも、最初から“余裕の1時間”を予定に組み込む。
その時間を“空けておく前提”でスケジュールを立てれば、予定外の出来事が起きても、焦らずに対応できます。
そして、もし何も起きなければ、その1時間を、自分の発信を育てる時間に使えばいい。
「足りないなら、最初からその時間を“ないもの”として先取りする」。
毎日を穏やかに、確実に進めるための最強の時間術を今回はご紹介します🌸
広報の仕事は、割り込みとの戦いです。
「ちょっとこの文章チェックしてもらえる？」「写真を差し替えたい」「急ぎで資料を出してほしい」——。
自分のペースで進められる時間のほうが、むしろ少ないかもしれません。
しかも、人と連携して進める仕事が多いから、どれくらいで終わるかが読めない作業も多いんですよね。
取材相手の返信待ち、デザイン修正の確認、上長チェック…。
どれも自分ひとりではコントロールしづらい。
足りなくなるなら、いっそ先にその分の時間を確保してしまえばいい。
スケジュールを“ぎっしり詰める”と、ほんの少しの予定変更で一気に崩れてしまう。
だったら、最初から「足りなくなる前提」で1時間を確保しておく。
「時間が余ったらやる」ではなく、「この時間はあえて空けておく」。
この1時間があるだけで、突発対応に慌てることもなく、予定外の依頼にも落ち着いて対応できます。
そして、心に余裕があると、判断も発信もブレにくくなる。
結果的に、スピードよりも「安定した発信力」が身についていくのです。
でも、そこでよく聞かれるのが「じゃあ、その時間が余ったらどうすればいいの？」という声。
せっかく確保した“余裕の1時間”、無駄にせず上手に使いたいですよね。
実はここからが本番なんです。
“余裕の1時間”は、ただの空白ではなく「未来を育てる時間」に変わります。
突発的な依頼や調整に追われるうちに、「改善したかったこと」や「いつかやろうと思っていたこと」が、気づけばずっと後回しになっていませんか？
- 投稿テンプレートを整える。
- 過去のデータを見直して、発信の方向性を磨く。
- 新しい媒体やツールを調べてみる。
どれも「すぐに必要ではない」けれど、長期的には大きな差を生む仕事です。
突発対応がなかった日は、その“余裕の1時間”を未来のために使いましょう。
緊急ではないけれど、確実に広報を強くする「育てる時間」。
この1時間が、1か月後・半年後のあなたの発信を確実に変えていきます。
とはいえ、1時間の余裕なんて簡単には作れませんよね。
けれどきっと、少しだけ意識を変えるだけで、“無理なく捻出できる時間”は必ず見つかります。
ここからは、私が実際に試して効果を感じた「余裕時間をつくる方法」をいくつかご紹介します。
毎日が「今日も時間が足りない」のくり返し。
そんな一人広報さんにこそ試してほしいのが、「いまある作業を効率化する」という考え方です。
まずはすでにやっている仕事の中から「ムダ」や「待ち時間」を見つけて、少しずつ整えていきましょう。
その積み重ねが、結果として“余裕の1時間”を生み出します。
焦らず、まずは日々の業務を軽くすることから始めてみましょう。
広報の仕事では、「書く」「まとめる」「発信する」といった繰り返し作業が多く発生します。
そのたびにゼロから考えると、時間もエネルギーも奪われてしまいます。
そこで、よく使う文面や構成をテンプレート化しておきましょう。
- チャットやメールで依頼する際のテンプレ
- 報告・共有を行う際のテンプレ など
【共有】○○キャンペーン投稿結果のご報告
お疲れさまです。
○月○日に実施した○○投稿の結果を共有いたします。
- 投稿内容：
- 期間：
- 反応数／インプレッション数：
- コメントや傾向：
今後の改善点などもあわせてまとめましたので、ご確認ください。
こんな感じで、「考えて書く」よりも“当てはめるだけで送れる”やり取りのテンプレートを少しずつ増やしていくと、日々のやり取りがぐっとスムーズになります。
同じ言葉を毎回考えるのは、地味に脳のエネルギーを使います。
以前勤めていた会社では、退勤時にチャットで挨拶をするルールがありました。
毎回長い文章を打つのも、どんな文章にするのか考えるのも面倒。
私は「かえるぞ」と入力すると自動で「本日もお疲れ様でした。お先に失礼させていただきます。」と表示されるように設定していました。
たった一言で済むようにしておくだけで、毎回文面を考える手間も、文字数のストレスもなくなるんです。
同じことを繰り返す業務ほど、“考えなくていい仕組み”をつくると、思っている以上に心が軽くなります。
広報は連絡が多く、気づけば一日中メールやチャットを開いている…なんてこともあります。
でも通知をその都度確認するたびに集中力は途切れ、研究結果では再び思考を立て直すまでに数分かかるともいわれています。
ディレクター業務に近くなっていて無理…という方もいるかもしれませんが、おすすめはチェックのタイミングをあらかじめ決めておくこと。
1日4〜5回、区切っておくとバランスがとりやすくなります。
- 9:30ごろ（始業後の落ち着いたタイミング）
- 11:30ごろ（午前の仕事が一段落したタイミング）
- 14:00ごろ（昼休憩後の連絡確認）
- 16:30ごろ（終業前のまとめ確認）
- 必要に応じて、緊急対応用の“15時チェック”を追加
「見る時間を決める」だけで、“常に通知に追われる状態”から解放されます。
余計な中断が減ることで、集中力が持続し、ひとつひとつの返信にも落ち着いて気持ちを込められるようになります🌸
そういう私もディレクター業務に近く中々そういうわけには…の一人。
私の場合、ポップでは確認せず、各作業の区切りごとに確認するようにしています。
「なんとなく続けているけど、実は効果が見えない作業」も広報の現場には意外と多く存在します。
- 毎週出しているけど、誰も見ていない社内報の一部
- 効果測定していないSNSの定例投稿
- 意味のない定型報告資料
一度“棚卸し”をして、成果につながりにくい作業は思い切って減らしてみましょう。
削ってみて初めて見えてくるのが、“本当に価値のある時間”です。
そして、場合によっては他部署と相談するのも大切です。
実際、私も以前、とあるデータの集計をしていた際に、毎週時間をかけて情報をまとめていました。
ところが後から、他部署でもほぼ同じ内容のデータをまとめていることが分かったんです。
「それなら、データを共有すればいいじゃないか」と気づいてからは、その作業時間を大幅に減らすことができました。
自分だけで抱え込まず情報を共有することで減らせる“時間の重複”は意外とあるものです。
1日の終わりに、たった15分だけ自分の仕事を整理する時間を取る。
それだけで翌日のスタートが劇的に変わります。
- 今日やり残したこと
- 明日優先すべきタスク
これをメモしておくだけで、翌朝の「何から始めよう？」という迷いがなくなります。
終業15分前の整理は、“時間を生み出すための投資”。
積み重ねるほど、一日の流れが整い、余裕の時間が自然と増えていきます。
広報の仕事は、突発対応や確認作業など“予定外”の連続。
だからこそ、「余裕の1時間」を先に確保しておくことが、結果的に最も効率的な働き方になります。
- 突発対応に慌てず落ち着いて対処できる時間
- そして、何もなければ「改善・挑戦・発信アイデア」に使える未来を育てる時間
余裕とは、時間ではなく「心のスペース」。
忙しい毎日こそ、意識して“空けておく”勇気を！
