1年で資料請求数を7倍に！小さな企業の集客をサポートする、シバサキカホです。
実際に問合せ数を増やしたOL時代の経験を元に、一人広報さんの支援をしています。
「説明したのに、伝わっていない気がする。」
「ちゃんと話したのに、相手の反応がいまひとつ…。」
そんな経験、誰にでもありますよね。
実はこの“伝わらなさ”の多くは、話し方の問題ではなく相手の視点を置き去りにしていることが原因かもしれません。
説明が上手い人ほど、“自分の言葉”ではなく“相手の理解”を基準に組み立てています。
つまり、説明力は才能ではなく、設計力。
・情報をどう並べ
・どこで区切り
・どんな順番で届けるか。
それを意識するだけで、誰でも“伝わる人”になれるんです。
今回は、プレゼン・打ち合わせ・SNS発信・社内報など、どんな場面でも共通して使える「わかりやすく伝えるための鉄則」を紹介します。
読み終えたころには、「どう言えば伝わるか」が一歩クリアに見えるはずです。
説明がうまく伝わらない理由の一番は、「相手がどこまで知っているか」を確かめないまま話し始めてしまうことです。
- 初めて広報を担当する人には、「投稿の流れ」から
- 経験者には、「分析データの活用」から
と、話す“スタート地点”がまったく違います。
相手の理解レベルを見誤ると、
・「専門用語ばかりでついていけない」と混乱される
・「それ、もう知ってるんだけど…」と退屈される
どちらも、“伝わらない説明”になってしまいます。
ポイントは、相手の知識とのすり合わせを最初に行うこと。
相手がどんな立場で・どんな情報をすでに持っているのかを、事前に少しだけ調べたり、会話の冒頭で確認しておくだけでも大きく変わります。
- 「SNSの運用はどのくらい経験されていますか？」
- 「今、どんな課題を感じていますか？」
- 「この資料は、どんな場面で使われる予定ですか？」
こうした一言を挟むことで、相手の理解度が見えてきます。
説明が長く感じる多くは「どこに向かっているのか」が見えないからです。
目的地がわからないまま道案内を受けても、不安で集中できませんよね。
伝えるときも同じで、「この話のゴールはどこなのか」を最初に示すと、相手は安心して内容を追えるようになります。
「最近SNSの投稿数が増えていて、反応も上がってきたんです。
で、今後は分析もやっていこうかと思ってて…」
これでは途中まで聞いても、結局“何を伝えたいのか”が見えないですよね。
「今日は“SNSの投稿効果を分析して改善につなげる方法”を提案したいです。」
ゴールが明確だと、聞き手は迷わず内容を整理しやすい。
・「今日は○○について話します」
・「伝えたいのは、この3点です」
・「結論から言うと──」
このたった一言があるだけで、説明全体の理解度は大きく変わります。
結論を先に伝えるのは、相手の時間を尊重するということ。
“伝わる人”は、話す前に必ずゴールを見せてくれます。
伝わりにくい文章には、共通点があります。
それは「一文が長すぎる」こと。
伝えたいことが多いほど、“全部を1文で入れたくなる病”が出てきます。
その気持ち、とーってもよく分かります！
でも、それは読む人にとって頭に入りにくい文章なんです。
人は文章を読むとき、無意識に呼吸のリズムで意味を区切っています。
句読点や改行がないと、どこで理解すればいいのか迷ってしまう。
「このキャンペーンはお客様の満足度向上と新規顧客獲得を目的としており、SNSでの拡散効果を狙いながら店舗誘導を促進するために開始しました。」
読む途中で、頭の中が整理しきれず疲れてしまいますよね。
「このキャンペーンの目的は2つです。
①お客様の満足度を高める
②新規顧客の獲得
SNSでの拡散を通じて、店舗への来店につなげます。」
同じ内容でも、1文＝1メッセージに分けるだけで、すっと理解できます。
- 1文に入れる情報は1〜2個まで
- 読点（、）は2つまで
- 5〜7秒で読み切れる長さを目安に
文章のテンポが整うと、読む人の理解スピードも上がります。
初心者向けに伝えるときほど、理解の足場を作ることが大切です。
ドーナツを知らない人に、「パンに近いお菓子だよ」と説明すれば、相手の頭の中にまず“パン”のイメージが立ち上がります。
でも「パンとは違う」と否定から入ると、相手は“何が違うのか”を想像するのに頭を使ってしまう。
正確さより“相手の思考の順番”を大事にしてみましょう。
「まず近いものでイメージさせてから、違いを足す」。
それが、伝わる説明の基本設計です。
- 専門用語を避ける＝正確さを捨てることではない
- “相手が想像できる言葉”に変えることが、本当の正確さにつながる
説明が“ふわっとして伝わらない”ときは、抽象的な表現が多すぎる可能性が大。
「すごい反響でした」「けっこう短時間で終わります」「多くのお客様に選ばれています」
なんだかふんわりしていて、伝わりにくいですよね。
数字や具体的な例が出た瞬間に、信頼度がぐっと上がるんです。
| ✖ 抽象的 | 「この取り組みで売上が伸びています。」 |
| ◎ 具体的 | 「昨年比で120％、リピート率も15％アップしています。」 |
数字を入れることで、証拠に変わる。
わかりやすく・説得力のある説明に欠かせない要素です。
どんなに丁寧に言葉を選んでも、文字だけの説明は、読む人の集中力を長く保つのが難しいもの。
だから、文章を補う“視覚のサポート”があるだけで、伝わり方が劇的に変わります。
文章で手順を説明するより、矢印やフローチャートで「流れ」を見せる。
→ 「読む」から「見る」に変わるだけで理解速度が2倍に。
各項目にアイコンを添えると、情報の種類が一瞬で分かる。
→ 「目印」ができることで、記憶にも残りやすくなる。
詰め込みすぎたレイアウトは、読者の理解も詰まらせます。
→ 余白をとることで、重要な部分が自然に浮かび上がる。
同系色でまとまりを出し、強調は1〜2色まで。
→ 視線の道筋をデザインで作ると、文章がすっと入ってくる。
「伝わるデザイン」というのは、派手に飾ることではなく、言葉を助けること。
見やすさ・整理・誘導──それが視覚の役割です。
「言いたいことは合ってるのに、なんか伝わりにくい」
そんなときは、誰が・何をが抜けている可能性があります。
✖ 「改善が必要だと思います」
→ 何を？誰が？どう改善するの？
◎ 「営業チームが、見積作成の流れを改善する必要があります」
→ 誰が、何を、どうするのかがすぐ分かる。
主語（誰が）と目的語（何を）があいまいな文章は、聞く側が頭の中で補足しながら読むことになるので理解に時間がかかります。
相手にとっては謎解き状態…。
それでは伝わりにくいのは当然ですよね。
・「誰が？」を入れて読んでも不自然にならないか
・「何を？」の部分がぼやけていないか
この2点を意識するだけで、文章はぐっと明確になります。
わかりやすさは話し方のセンスではなく、整え方で決まります。
情報を順序立てて、相手が理解しやすい形に整える。
それができれば、どんな人でも“わかりやすく説明できる人”になれます。
ひとつずつ意識していくうちに、「説明したのに伝わらない」が「短くても伝わる」に変わっていきますよ✨
